SOP-STANDARD OPERATING PROCEDURE

1.Mengapa SOP di Perlukan?
Supaya sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik dan sesuaidengan aturan untuk mencapai suatu sasaran yang telah di tentukan manajemen, apakah itu sasaran jangka pendek, menengah maupun jangka panjang, maka perlu adanya pedoman (panduan) yang harus dijalankan secara benar oleh semua level dari organisasi tersebut ( Top manajemen, manajemen dan Karyawan) .
Standard Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang terdokumentasi. mengenai semua proses proses bisnis organisasi/perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan serta apa yang di raih organisasi setelah itu.

2.Apa Mamfaat SOP itu sendiri?
Ada beberapa keuntungan yang akan di peroleh oleh organisasi ketika telah memiliki SOP dalam menjalankan proses bisnis, diantaranya adalah:
1.Menanamkan sifat kemandirian pengawai sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
2.Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh pegawai untuk mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya(kinerja).
3.Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi seorang pegawai dalam organisasi.

4.Menambah rasa cinta dan loyalitas pegawai kepada organisasi, karena merasa lebih bangga dan berharga akan fungsi mereka dalam organisasi
5.Sebagai standard yang digunakan pegawai untuk melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
6.Mengurangi faktor kesalahan dan ketidak tertiban pengawai.
7.Menambah efisiensi dan efektifitas pegawai baik secara individu maupun kelompok.

3.PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Supaya SOP yang di hasilkan juga berkwalitas maka ada beberapa prinsip – prinsip dalam Mendevelop SOP, yang terdiri :
1. Terukur.
2. Dinamis.
3. Berorientasi pada pengguna (public service)
4. Kepatuhan hukum.
5. Kepastian hukum.
6. Kemudahan dan kejelasan.
7. Efisiensi dan efektivitas.
8. Keselarasan.

4.PRINSIP PELAKSANAAN SOP
Ada beberapa prinsip dasar yang harus di pegang dalam menjalankan SOP tersebut supaya mendapatkan hasil yang di harapkan kepada organisasi, yaitu
1. Komitmen.
2. Konsisten.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan baik.

5.RUANG LINGKUP SOP
SOP harus dapat melingkupi semua proses bisnis yang terjadi dalam suatu perusahaan baik administrasi maupun operasional, baik internal maupun eksternal perusahaan yang dilakukan oleh setiap unit departemen.

6.Macam-macam SOP
Ada 2 macam dari SOP, yaitu
1.SOP khusus untuk NON TEKNIS : yang diperuntukan untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administratif.
2.SOP khusus untuk TEKNIS : Lebih terinci dan dan bersifat teknis

7.FORMAT SOP
Ada beberapa format SOP yaitu:
1.Sederhana ( Simple Step )
-Disusun hanya memuat sedikit tindakan dan penyelesaian yang sederhana.
2.Tahapan Berurutan ( Hierarchical Step )
-Merupakan pengembangan dari simple step, yang merlukan pembahasan lebih panjang dan detail. Langkah-langkah yang telah diidentifikasikan dibagi menjadi sub per sub secara terinci.
3.Grafik ( Graphic ),
-banyak di temukan pada perusahaan BUMN Diagram Alur ( Flowcharts)

8.Pendukung SOP:
Agar supaya sebuah SOP yang di bangun dapat berjalan dengan baik dan benar dan menguntungkan kepada organisasi, maka juga harus di dukung oleh beberapa system, yaitu:
1.KPI ( Key Performance Indicator ), baik untuk individu juga organisasi
2.Jobs Disc ( setiap departemen yang terkait dengan SOP tersebut)

9.Mengapa sebuah SOP tidak bisa berjalan?
Ada beberapa penyebab mengapa SOP tidak mencapai hasil yang maksimal dalam organisasi, diantaranya adalah:
1.SOP tidak terdokumantasi lengakap (tidak sesuai dengan bisnis proses yang terjadi)
2.Terdokumantasi tapi tidak link ke departeman lainnya (Departemenisme)
3.Tidak adanya komitmen dari manajemen, baik dari level atas sampai level bawah.

Demikian sedikit pemaparan kami tentang SOP, yang dapat dipakai sebagai bahan referensi anda untuk melakukan pembuatan SOP yang lebih baik kepada organisasi

telp : 0813801 63185